Bantul- (urais): Seiring dengan berkembangnya kegiatan keadministrasian di suatu inastansi maka bertambah pula volume arsip yang ada di intansi tersebut, termasuk di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul. Sesuai dengan peraturan perundangan yang ada bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan sebagai langkah untuk mengurangi voume arsip yang semakin hari semakin bertambah, itupun hanya berlaku terhadap arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan sudah melewati masa retensi arsip sesuai dengan JRA yang ada di masing-maisng instansi (PP No. 34 tahun 1979 BAB IV PEMUSNAHAN ARSIP Pasal 7 ). Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan cara dipindahkan ke Unit kearsipan dalam lingkungan lembaga negara, dimusnahkan sesuai degan ketentuan yang berlaku atau bisa juga diserahkan dari Unit Arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) (PP No.34/1979, Pasal 2, tentang penyusutan arsip).

Dalam rangka menertibkan arsip di lingkungan kantor kementerian Agama Kabupaten Bantul, terutama terhadap arsip yang telah rusak dan tidak mempunyai nilai guna serta sudah melewati masa retensi arsip, perlu diadakan penyusutan arsip dengan cara dimusnahkan sesuai dengan peaturan yang berlaku. Untuk itulah pada hari Kamis, 29 Maret 2012, pukul 10.00 WIB betempat di Halaman belakang Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul telah dilakukan kegiatan pemusnahan arsip.

Adapun arsip yang dimusnahkan adalah berupa formulir nikah rujuk yang berasal dari Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan se-Kabupaten Bantul, yang terdiri dari; 262 pasang buku nikah/kutipan akta nikah, 1 buku catatan Kehendak N (N10) dan 94 buku pembantu biaya nikah (NR1).

Teknis Penghapusan arsip penting tersebut dilakukan oleh panitia khusus yang diangkat melalui SK Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bantul, dengan susunan sebagai berikut; Drs. H. Abdul Madjid, MA  sebagai penanggung jawab, H.M. Wahib Jamil, S.Ag, M.Pd sebagai Ketua, Zeni Nuramalia, SE dan Coni Yuniarto, S.Kom sebagai anggota. Tim/ Panitia kecil ini di beri kewenangan untuk mencatat /menginventarisir dan menghapuskan/memusnahkan semua formulir Nikah dan Rujuk yang sudah tidak bisa digunakan karena faktor kerusakan.

Penghapusan arsip tersebut dilakukan oleh  Panitia Pemusnahan arsip secara total dengan cara dibakar ditempat yang aman sehingga tidak dapat lagi dikenali baik isi maupun bentuknya dengan tujuan agar arsip-arsip tersebut tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab yang berakibat pada tercorengnya nama baik kementerian Agama. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut disaksikan oleh 2 (dua) pejabat di Kementerian Agama Kabupaten Bantul. (fzn)